Procedura di whistleblowing

1. Scopo della procedura 

Scopo del presente documento è quello di rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto del whistleblowing, introdotto nell’ordinamento dalla legge 30 novembre 2017, n. 179, contenente disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità (di seguito anche “il whistleblower” o “il Segnalante”) di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato.
Il D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 ha ampliato la portata di tale istituto sia dal punto di vista delle violazioni segnalabili, sia per quanto riguarda i soggetti a cui è consentito effettuare una segnalazione, ma soprattutto per le tutele riconosciute a questi ultimi.

In tale prospettiva, l’obiettivo perseguito dalle società facenti capo al Gruppo Hippocrates (di seguito, anche, “il Gruppo”), nello svolgimento delle proprie attività è quello di promuovere una cultura aziendale caratterizzata da comportamenti corretti; per questa ragione le società del Gruppo (ai presenti fini si intendono: Hippocrates Holding S.p.A.; ItalSalute s.r.l.; Hippo Distribuzione s.r.l.),coerentemente con i contenuti della politica integrata aziendale, riconoscono l’importanza di avere una normativa interna che disciplini la segnalazione di comportamenti illegittimi (“la procedura Whistleblowing” o “la Procedura”).

La presente Procedura definisce, pertanto, le modalità di ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni finalizzate a denunciare fenomeni illeciti e comportamenti sospetti, irregolarità nella conduzione delle società del Gruppo Hippocrates, atti o fatti che possano costituire una violazione delle norme (interne ed esterne) o dei principi e delle regole di comportamento contenute nel Codice Etico, nonché nel Modello di Organizzazione Gestione e Controllo delle società appartenenti al Gruppo, effettuati da dipendenti, soci, membri degli organi sociali o terzi.

2. Campo di applicazione e soggetti abilitati ad effettuare le segnalazioni

La presente Procedura si applica a tutte le persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione delle società appartenenti al Gruppo, come sopra meglio individuate,nonché alle persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo delle stesse. La Procedura si applica, altresì, a tutti i dipendenti ed alle persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei predetti soggetti.

Le tutele e gli obblighi previsti dalla presente Procedura si applicano anche a coloro che non hanno ancora iniziato a svolgere la propria attività lavorativa per le società appartenenti al Gruppo (ad esempio, nel caso di violazioni relative al processo di selezione e/o assunzione del personale), a chi sta svolgendo un periodo di prova, nonché a coloro che hanno concluso il proprio rapporto di lavoro con una delle società appartenenti al Gruppo (a patto che le condotte segnalate abbiano ad oggetto informazioni acquisite durante il rapporto).

Al fine di consentire a tutti i soggetti legittimati all’invio di una segnalazione – siano essi interni o esterni alle società appartenenti al Gruppo – una piena conoscenza degli strumenti a loro disposizione, la presente Procedura è pubblicata sia nell’intranet aziendale, sia sul sito web istituzionale al seguente link: https://www.hippocratesholding.com/hippocrates-whistleblowing-policy

3. Oggetto e contenuto delle segnalazioni

Non esiste un elenco rigoroso di reati o irregolarità che possano costituire l’oggetto del whistleblowing.
Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti illegittimi, rischi o irregolarità, consumati o tentati, nonché, in generale, tutte le condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 nonché costituenti violazioni del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo delle società appartenenti al Gruppo, anche laddove commesse per procurare un vantaggio ad una di esse.

Nello specifico, per “comportamento illegittimo” si intende qualsiasi azione od omissione, avvenuta nello svolgimento dell’attività lavorativa o che sia comunque correlata alla stessa, che arrechi o che –anche se attuata con lo scopo immediato di garantire un improprio vantaggio del Gruppo – sia suscettibile, in ultima analisi, di arrecare danno o pregiudizio ad una società appartenente al Gruppo(anche in termini di esposizione al rischio di sanzioni, provvedimenti cautelari e/o responsabilità civili e amministrative, nonché in termini di danno di immagine) e/o ai dipendenti e/o ai clienti e/o alla collettività e che sia:

  • penalmente rilevante o, comunque, illecita o scorretta;
  • posta in violazione delle disposizioni normative e regolamentari (ad es., D. Lgs. n. 231/2001);
  • non conforme alle normative interne (ad es., Codice Etico di Gruppo).

A titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, si elencano alcune fattispecie di irregolarità che potrebbero costituire oggetto di segnalazione, unitamente ad una definizione delle stesse:

  • corruzione: offrire, dare, autorizzare, sollecitare o accettare in modo diretto o indiretto qualsiasi forma di pagamento illecito o improprio a/da funzionari pubblici o altre terze partial fine di ottenere un trattamento di favore o per assicurarsi un vantaggio economico;
  • condotte discriminatorie: atti effettuati verbalmente, per iscritto o con altri comportamenti, basati su etnia, colore della pelle, sesso (inclusa la gravidanza), orientamento sessuale, età, nazionalità, religione, stato civile o invalidità (ad es. pregiudizi in sede di assunzione, nell’assunzione di incarichi o licenziamento discriminatorio);
  • molestie: condotte fisiche e/o verbali (comprese minacce o violenze) nei confronti di un soggetto, tali da creare un ambiente intimidatorio, ostile o offensivo e che interferisca irragionevolmente con le prestazioni di lavoro e/o che incida negativamente sulle opportunità professionali (ad es. mobbing, molestie sessuali, comportamenti aggressivi o intimidatori);
  • conflitto di interessi: situazione in cui l’interesse del Gruppo o di una delle societàappartenenti allo stesso confligge con l’interesse del dipendente o di soggetti a lui vicini e viene preferito l’interesse personale a quello aziendale (ad es. preferire un particolare cliente o fornitore perché il dipendente ha un parente con un ruolo all’interno della controparte contrattuale);
  • violazioni in materia di tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro: violazione di leggi, normative, policy, procedure aziendali anche in materia ambientale, nonché tutte quelle situazioni che comportano un rischio per il benessere o la salute di un dipendente, di un cliente o del pubblico;
  • violazioni in materia di proprietà intellettuale: azioni che implicano l’utilizzo improprio o non autorizzato di diritti di proprietà intellettuale (ad es. brevetti, marchi registrati o segreti commerciali) del Gruppo, di una delle società appartenenti allo stesso o di altre parti;
  • violazioni in materia contabile: mancato rispetto delle regole interne ed esterne in materia di contabilità e rendicontazione finanziaria e ogni altro tipo di contabilizzazione scorretta delle transazioni commerciali;
  • violazioni in materia di trattamento dei dati personali: violazione delle misure di natura tecnica, contrattuale e fisica adottate dal Gruppo per proteggere i dati personali dei propri dipendenti, clienti e di altri soggetti terzi (ad es. divulgazione di dati non autorizzata o accesso non autorizzato ai dati personali dei terzi);
  • violazione di procedure aziendali o di altri presidi contenuti nel MOG o nel Codice Etico di Gruppo: qualsiasi violazione di una delle procedure interne o dei presidi previsti all’interno del Modello di Organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001 di una delle società del Gruppo o del Codice Etico;
  • altre irregolarità: nel caso in cui si ritenga di dover segnalare un illecito (penale, civile o amministrativo) e le indicazioni precedenti non descrivano adeguatamente l’evento o l’azione che si intende segnalare.

Si precisa, inoltre, che possono costituire oggetto di segnalazione anche le condotte volte ad occultare una condotta illecita (ad esempio, la distruzione di documenti o altre prove relative alla violazione commessa).

Al contrario, non possono formare oggetto di segnalazione (cfr. “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, approvate da ANAC con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023, pagg. 25 e 29.):

  • le informazioni già di dominio pubblico;
  • le notizie palesemente prive di fondamento;
  • le informazioni acquisite tramite indiscrezioni scarsamente attendibili (c.d. “voci dicorridoio”);
  • le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse personale del segnalante che riguardano esclusivamente i propri rapporti individuali di lavoro (ad es. segnalazioni riguardanti vertenze lavorative o conflitti interpersonali tra il segnalante e il suo superiore gerarchico).

In ogni caso, le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede e devono essere circostanziate con informazioni precise, al fine di poter essere verificate e gestite senza la necessità di coinvolgere il Segnalante, e supportate da elementi non palesemente infondati. La segnalazione, più nello specifico, deve:

a) contenere una chiara e completa descrizione del fatto;

b) definire le circostanze di tempo e luogo ove il fatto si è verificato;

c) indicare le generalità (ove possibile) del soggetto che ha posto in essere i fatti;

d) indicare (ove esistenti) i soggetti testimoni del fatto;

e) fare riferimento a documentazione rilevante ed eventualmente allegarla alla segnalazione. La presente informativa è stata elaborata ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 “relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 (Codice privacy) come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

4. Invio delle segnalazioni

Il Gruppo Hippocrates (gli enti che ne fanno parte ai presenti fini sono: Hippocrates Holding S.p.A.; ItalSalute s.r.l.; Hippo Distribuzione s.r.l.) adotta un processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni (anche anonime) riguardanti il Gruppo conforme alle novità normative introdotte dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 (c.d. “Decreto Whistleblowing”).
Il processo di gestione delle segnalazioni è parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. n. 231/2001 degli enti che fanno parte del Gruppo Hippocrates.

Se vuoi fare una segnalazione:

ACCEDI ALLA PIATTAFORMA

Le segnalazioni effettuate attraverso la suddetta piattaforma sono trasmesse all’Organismo di Vigilanza (di seguito, anche, “OdV” o il “Gestore”) delle singole società appartenenti al Gruppo, come sopra meglio individuate, che le gestisce in piena autonomia dalla loro ricezione sino al termine della relativa istruttoria, secondo le modalità descritte nel paragrafo seguente.

La piattaforma consente, con riferimento a ciascuna società del Gruppo a cui si applica la presente Procedura, di:

  1. inviare una segnalazione scritta, mediante la compilazione dei campi del modulo disponibile sulla piattaforma di cui sopra;
  2. trasmettere una segnalazione in forma orale, tramite registrazione di un messaggio vocale sulla piattaforma.

Al momento dell’invio della segnalazione, viene rilasciato al Segnalante un codice utente alfanumerico e una password, con i quali sarà possibile verificare sia il seguito della segnalazione, sia eventuali comunicazioni da parte del Gestore (ad esempio, richieste di chiarimenti o di ulteriore documentazione o richieste di consensi).

Si precisa che è onere del Segnalante verificare, mediante l’accesso alla piattaforma con le suddette credenziali, il seguito della segnalazione e la presenza di eventuali comunicazioni da parte del Gestore.

Le segnalazioni effettuate non devono essere volte a denunciare situazioni di natura esclusivamente personale, senza le caratteristiche indicate al precedente paragrafo 3.

Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del soggetto segnalato.

È preferibile inviare segnalazioni non anonime, in quanto potrebbero comportare per il Gestore maggiori difficoltà di accertamento.

In ogni caso, se il Segnalante decide di restare anonimo, la segnalazione, laddove adeguatamente circostanziata secondo quanto previsto dalla presente Procedura, verrà gestita come una segnalazione ordinaria (Cfr. Guida operativa per gli enti privati sulla nuova normativa “whistleblowing”, pubblicata da Confindustria il 27 ottobre 2023, pagg. 17-18).

5. Gestione delle segnalazioni

Le segnalazioni saranno trasmesse mediante la piattaforma di cui al par. 4 all’Organismo di Vigilanzail quale inizierà l’istruttoria, previa verifica dei requisiti di ammissibilità della segnalazione.

Si fa presente che le segnalazioni di cui alla Procedura saranno esaminate, in via preliminare, dal solo Presidente dell’Organismo di Vigilanza (membro esterno), così da evitare possibili conflitti di interessi che riguardino i componenti dell’OdV stesso.

Qualora la segnalazione riguardi un membro dell’Organismo di Vigilanza, gli altri due componenti interverranno immediatamente per far sì che il membro coinvolto venga escluso da tutto il processo di presa in carico e valutazione della segnalazione.

In alternativa, il Segnalante potrà comunicare la violazione direttamente ad ANAC, mediante il canale esterno di cui al paragrafo 8.

L’OdV rilascia al Segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione della stessa.

Nei seguenti casi il Gestore, non potendo considerare la segnalazione ammissibile, provvede alla sua archiviazione:

  • la segnalazione è relativa ad una semplice lamentela personale;
  • la segnalazione è palesemente infondata o in mala fede;
  • il fatto riportato è già stato oggetto di verifica;
  • la segnalazione non è circostanziata (nel caso cui non siano forniti elementi ulteriori o quelli forniti non siano sufficienti e il Segnalante non integri quanto richiesto) e quindi non verificabile

Nei casi in cui, al contrario, l’Organismo di Vigilanza ritenga ammissibile la segnalazione, quest’ultimo svolge l’attività istruttoria necessaria a verificare l’effettiva sussistenza dei fatti o delle condotte segnalate, anche mediante il coinvolgimento di altre Funzioni aziendali, il tutto nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza dell’identità del Segnalante e della persona a cui si riferisce la segnalazione (di seguito, anche, il “Segnalato”) di cui al D. Lgs. n. 24/2023.

L’attività istruttoria, nello specifico, potrà essere svolta tramite: l’interlocuzione con il Segnalante, al quale il Gestore potrà chiedere chiarimenti, informazioni ulteriori o documenti relativi alla segnalazione; l’acquisizione di altri documenti o atti (anche tramite il coinvolgimento di altre Funzioni); l’audizione di soggetti terzi che possano riferire sui fatti segnalati (ad es. testimoni citati all’interno della segnalazione).
Tutti i dipendenti, laddove coinvolti nel corso dell’istruttoria, sono tenuti a collaborare senza omettere informazioni rilevanti.

Nel termine di 3 mesi dall’invio dell’avviso di ricevimento della segnalazione (ovvero, in assenza di tale avviso, dalla scadenza del termine di 7 giorni di cui sopra), l’Organismo di Vigilanza fornisce un riscontro al Segnalante informando quest’ultimo del seguito dato dalla sua segnalazione. Il che non significa che l’attività di accertamento debba necessariamente essere conclusa entro tale termine, quanto piuttosto che il Gestore dovrà informare il Segnalante delle attività svolte sino a quel momento (3 Cfr. Guida operativa per gli enti privati sulla nuova normativa “whistleblowing”, pubblicata da Confindustria il 27 ottobre 2023, pag. 20).

Su questo specifico punto, si precisa che: per “riscontro” deve intendersi la comunicazione al Segnalante delle informazioni relative al seguito che il Gestore intende dare alla segnalazione, potendo consistere anche nell’informazione sullo stato della segnalazione; per “seguito”, invece, si intendono le azioni svolte dal Gestore per valutare la sussistenza dei fatti, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate.

Infatti, nel caso in cui il suddetto “seguito” si limiti, ad esempio, alla sola comunicazione sullo stato dell’istruttoria, al momento della chiusura di quest’ultima, il Gestore dovrà comunicare al Segnalante l’esito delle indagini svolte e i provvedimenti che intende adottare (Cfr. “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, approvate da ANAC con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023, pagg. 40-41.).

Laddove l’OdV, nel corso dell’istruttoria, accerti la manifesta infondatezza della segnalazione, provvederà ad archiviarla, dandone adeguata motivazione e informazione al Segnalante.

Al contrario, nel caso in cui l’OdV ravvisi elementi sufficienti per ritenere fondata la segnalazione, in relazione alla natura della violazione, potrà comunicare l’esito dell’accertamento alle strutturecompetenti ad adottare gli eventuali ulteriori provvedimenti e/o azioni che nel caso concreto si rendano necessari a tutela del Gruppo e delle società appartenenti allo stesso, nonché della collettività.

Anche in questo caso al Segnalante viene dato un riscontro sullo stato della segnalazione, con il quale l’OdV potrà comunicare: lo stato di avanzamento dell’istruttoria; le attività che lo stesso OdV, se il Gruppo o la società ad esso appartenente intende intraprendere o ha intrapreso (ad esempio, un’indagine interna e l’eventuale esito della stessa); i provvedimenti già adottati; l’eventuale rinvio ad altre autorità competenti (ad esempio, l’Autorità Giudiziaria).

Il Gestore riferisce periodicamente sulle segnalazioni ricevute, delle quali è stata accertata la fondatezza e per le quali è stato proposto e attuato un piano d’intervento, ai vertici delle società del Gruppo e al Collegio Sindacale, in relazione ai rispettivi compiti e responsabilità. Tale informativa è dovuta anche in caso di assenza di segnalazioni o di segnalazioni archiviate a seguito della ricezione. L’eventuale denuncia all’autorità giudiziaria competente verrà valutata con i vertici delle società del Gruppo solo se all’esito dell’istruttoria ci sia fondato e rilevante motivo per denunciare il Segnalato.

6. Protezione del segnalante

6.1. La tutela della riservatezza

Il Gruppo garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante e del contenuto della segnalazione, al fine di preservarlo da potenziali condotte ritorsive (si veda, sul punto, il paragrafo 6.2).L’identità del Segnalante, così come qualsiasi altra informazione da cui si possa evincere la stessa, non può essere rivelata a persone differenti da quelle competenti a gestire le segnalazioni senza il consenso di chi ha effettuato la segnalazione.

La tutela della riservatezza del Segnalante è assicurata anche nel corso dei procedimenti penali (finché il Segnalato non può avere conoscenza della pendenza dello stesso e, comunque, non oltre la chiusura della indagini preliminari) e amministrativi (dinanzi alla Corte dei Conti è garantita fino alla fine della fase istruttoria).

Per quanto concerne, invece, l’ambito del procedimento disciplinare avviato nei confronti del responsabile della violazione segnalata, l’identità del Segnalante può essere rivelata solo nel caso in cui vi sia il consenso espresso da parte dello stesso.

Nel caso in cui la contestazione disciplinare sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante risulti assolutamente indispensabile per la difesa del Segnalato, al Segnalante vengono comunicate in forma scritta le ragioni che fondano tale necessità. Successivamente, per procedere con l’effettivo disvelamento dell’identità del Segnalante, è comunque necessario il consenso di quest’ultimo.

Inoltre, l’identità del Segnalante deve rimanere riservata anche nel caso in cui la segnalazione siadestinata ad un soggetto differente da quello previsto all’interno della presente Procedura, ossia l’Organismo di Vigilanza. In questi casi l’effettivo destinatario della segnalazione provvedeimmediatamente a trasmetterla al soggetto designato, senza divulgarne il contenuto.

La tutela della riservatezza prevista per il Segnalante si estende anche all’identità del Segnalato (cfr. par. 10), del c.d. facilitatore (ossia la persona che opera nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante e assiste quest’ultimo nel processo di segnalazione) e gli ulteriori soggetti eventualmente menzionati nella segnalazione.

La divulgazione non autorizzata dell’identità del Segnalante oppure di informazioni in base a cui la stessa si possa dedurre, è considerata una violazione della presente Procedura. La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.

6.2. La tutela dagli atti ritorsivi

Il Segnalante non può essere destinatario di condotte ritorsive in ragione della segnalazione effettuata.
Per “condotta ritorsiva” deve intendersi una qualsiasi condotta, attiva od omissiva, posta in essere a causa della segnalazione, che arrechi direttamente o indirettamente un danno ingiusto al Segnalante(ad es. licenziamento, mutamento di funzioni, valutazioni di performance artatamente negative).

Per poter accedere alla protezione da eventuali atti ritorsivi:

  • il Segnalante deve ragionevolmente ritenere, in base agli elementi disponibili al momento della segnalazione, che le informazioni oggetto di quest’ultima siano veritiere e supportate da circostanze concrete e non su semplici supposizioni o voci di corridoio;
  • la segnalazione deve essere effettuata secondo quanto previsto dalla presente Procedura;
  • deve sussistere di uno stretto legame tra segnalazione e condotta ritorsiva subita (anche indirettamente) dal Segnalante.

La tutela contro le condotte ritorsive, inoltre, si estende anche ad una platea di soggetti vicini al Segnalante (cfr. “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, approvate da ANAC con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023, pagg. 21-24):

  • il facilitatore;
  • le persone del medesimo contesto lavorativo che abbiano un legame affettivo o di parentela(entro il quarto grado) con il whistleblower;
  • le persone che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante e che hanno un rapporto abituale con lo stesso;
  • gli enti di proprietà del Segnalante o quelli in cui svolge attività lavorativa (ad es. nel caso in cui la segnalazione provenga da un fornitore di una delle società appartenenti al Gruppo).

La tutela dalle ritorsioni viene meno nel caso in cui il Segnalante venga condannato con sentenzaanche non definitiva di primo grado che ne accerti la responsabilità penale per i reati di diffamazione o calunnia, ovvero la responsabilità civile per aver riferito informazioni false con dolo o colpa grave.In questi casi, inoltre, le società del Gruppo potranno comminare anche una sanzione disciplinare nei confronti del Segnalante condannato.

Le condotte ritorsive, anche solo tentate o minacciate, dovranno essere denunciate ad ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) mediante la piattaforma informatica messa a disposizione dallastessa Autorità (per il cui dettaglio si rinvia al paragrafo 8).
Il procedimento dinanzi ad ANAC, volto ad accertare la sussistenza dell’intento ritorsivo in capo alsoggetto agente, si differenzia a seconda della presunta vittima della condotta ritorsiva:

  • se si tratta del Segnalante, allora la persona accusata di ritorsione dovrà provare l’assenza di un legame tra la sua condotta e la segnalazione;
  • se si tratta di uno dei soggetti a cui la legge estende le tutele previste per il Segnalante (ad es. il facilitatore), l’onere probatorio resta in capo alla presunta vittima della ritorsione

Infine, si fa presente che le rinunce e le transazioni sottoscritte dal Segnalante e aventi ad oggetto i diritti e le tutele accordategli dalla legge e descritte in questo paragrafo (ad es. diritto di segnalazione, tutela da atti ritorsivi o tutela della riservatezza) non possono considerarsi valide, salvo gli accordi sottoscritti in sedi protette (siano esse civili, amministrative o sindacali - cfr. “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, approvate da ANAC con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023, pag. 49)

7. Responsabilità del segnalante

È responsabilità del Segnalante effettuare segnalazioni in buona fede e in linea con lo scopo della presente Procedura: segnalazioni manifestamente false o del tutto infondate, opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o soggetti comunque interessati dalla segnalazione non verranno prese in considerazione.

Eventuali forme di abuso della presente Procedura attuate con dolo o colpa grave, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il Segnalato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente Procedura sono fonte di responsabilità in sede disciplinare, secondo la gradazione delle sanzioni declinata nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo della società del Gruppo, e nelle altre competenti sedi.

Da ultimo, si evidenzia che la presente Procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del Segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

8. Ulteriori canali di segnalazione

Con l’entrata in vigore del D. Lgs. n. 24/2023 è consentito effettuare la segnalazione con due ulteriori modalità: il canale di segnalazione esterno e la divulgazione pubblica della violazione, entrambi attivabili solo in presenza di determinate circostanze.

Procedendo con ordine, il canale esterno è gestito da ANAC ed è possibile effettuare la segnalazione direttamente a questa Autorità tramite il sito web di quest’ultima (www.anticorruzione.it/-/whistleblowing), solamente in una delle seguenti ipotesi (Cfr. Guida operativa per gli enti privati sulla nuova normativa “whistleblowing”, pubblicata da Confindustria il 27 ottobre 2023, pa gg. 36 37.):

  • il canale interno messo a disposizione dal Gruppo contrasta con quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023;
  • il Segnalante non ha ricevuto alcun riscontro a seguito della segnalazione effettuata con il canale interno;
  • vi sono fondati motivi di ritenere che la segnalazione interna non avrà alcun seguito o darà vita a ritorsioni nei confronti del Segnalante (ad esempio, nel caso in cui vi siano già stati episodi simili a seguito di segnalazioni);
  • la violazione oggetto della segnalazione costituisce un imminente pericolo per l’interesse pubblico, ossia quei casi in cui la violazione richieda in modo evidente un intervento urgente da parte di un’autorità pubblica per salvaguardare un interesse che fa capo alla collettività (ad es. la salute, la sicurezza o la tutela dell’ambiente)

La divulgazione pubblica, invece, consiste nella trasmissione di informazioni sulle violazioni mediante la stampa o altri mezzi in grado di raggiungere numerosi individui (quali, ad esempio, i social network).

La normativa in materia di whistleblowing consente di utilizzare questo strumento solamente quando (Cfr. Guida operativa per gli enti privati sulla nuova normativa “whistleblowing”, pubblicata da Confindustria il 27 ottobre 2023, pagg. 38 39.):

  • le segnalazioni mediante il canale interno e il canale esterno non abbiano avuto alcun riscontro e/o non vi sia stato alcun seguito entro i termini previsti (3 mesi dalla ricezione dell’avviso di ricevimento);
  • vi sia un fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente per il pubblico interesse;
  • la segnalazione mediante altri mezzi può comportare rischi di ritorsione nei confronti del Segnalante

Nel caso della divulgazione pubblica, laddove il Segnalante riveli la propria identità tramite la sua segnalazione, non si porrà il problema della tutela della riservatezza. Al contrario, restano applicabili tutte le altre tutele previste dalla normativa in materia di whistleblowing ed elencate al paragrafo 6 della presente Procedura, prima fra tutte la protezione da eventuali atti ritorsivi.

9. Sistema sanzionatorio

Le sanzioni disciplinari saranno proporzionate all’entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati e potranno anche consistere nella risoluzione del rapporto di lavoro e/o di collaborazione, nel rispetto delle disposizioni di legge e delle normative di CCNL applicati da dalle società del Gruppo.

Sono fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente Procedura, quali:

  • segnalazioni riscontrate come infondate, effettuate con dolo o colpa grave,
  • segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o compiute al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti,
  • ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della presente Procedura.

L’adozione di misure discriminatorie o sanzionatorie nei confronti dei soggetti che effettuano le segnalazioni in buona fede è vietata.

Inoltre, ANAC ha il potere di irrogare le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

- da € 10.000,00 a € 50.000,00 quando accerta che:

  • la persona fisica individuata come responsabile ha commesso degli atti ritorsivi nei confronti del Segnalante (sia il soggetto che abbia applicato la misura ritorsiva, sia quello che ha suggerito l’adozione della stessa);
  • la persona fisica individuata come responsabile ha ostacolato o ha tentato di ostacolare la segnalazione;
  • la persona fisica individuata come responsabile ha violato l’obbligo di riservatezza (cfr. par. 6.1);
  • non è stata svolta alcuna attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute (in tal caso il responsabile è individuato nel Gestore);

- da € 500,00 a € 2.500,00 quando viene accertata, anche mediante sentenza non definitiva di primo grado, la responsabilità civile del Segnalante per diffamazione o calunnia effettuati con dolo o colpa grave, salvo che sia già stato condannato per i medesimi reati commessi con la denuncia all’Autorità Giudiziaria.

Tutte le condotte sanzionabili da ANAC, in quanto ritenute in violazione della normativa applicabile, possono formare oggetto di contestazione disciplinare da parte delle società appartenenti al Gruppo Hippocrates.

10. Diritti del segnalato

Durante l’attività di verifica e di accertamento di possibili non conformità, gli individui oggetto delle segnalazioni potrebbero essere coinvolti o notificati di questa attività, ma, in nessun caso, verrà avviato un procedimento unicamente a causa della segnalazione, in assenza di concreti riscontri riguardo al contenuto di essa.
Ciò potrà avvenire eventualmente in base ad altre evidenze riscontrate e accertate a partire dalla segnalazione stessa, nel rispetto della normativa vigente.

La tutela della riservatezza del Segnalante, già trattata in precedenza (cfr. par. 6.1), si estende anche al Segnalato, nonché agli altri soggetti eventualmente menzionati all’interno della segnalazione (ad esempio, persone indicate come testimoni).

Il Segnalato, pur non avendo alcun diritto di essere informato della segnalazione, laddove venga a conoscenza di quest’ultima, potrà richiedere di essere sentito dal Gestore, anche in modalità cartolare, ossia attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte o altri documenti (cfr. “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, approvate da ANAC con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023, pagg. 40-41).

Al contrario, nel caso in cui a seguito dell’attività di verifica e di analisi della segnalazione ricevuta venisse avviato un procedimento a carico del Segnalato, quest’ultimo avrà diritto ad essere informato della segnalazione che lo riguarda.

11. Protezione dei dati e archiviazione dei documenti

La documentazione relativa alle segnalazioni è confidenziale. Tale documentazione deve essere archiviata in maniera sicura e nel rispetto delle norme sulla classificazione e trattamento delle informazioni ed in conformità alla normativa e regolamentazione in vigore.

La segnalazione e la relativa documentazione viene archiviata a cura dell’Organismo di Vigilanzamediante l’utilizzo della piattaforma informatica di cui al par. 4 e deve essere accessibile solo a quest’ultimo o a personale specialistico espressamente incaricato.

I dati personali eventualmente presenti sono trattati nel rispetto della normativa Privacy vigente (D. Lgs. 196/03 e Regolamento UE 2016/679). I predetti dati sono conservati per il periodo di tempo strettamente necessario per la gestione della segnalazione e, in ogni caso, non oltre 5 anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

12. Disposizioni di rinvio

Per tutto quanto non espressamente previsto nella Procedura, si fa rinvio alla L. n. 179/2017 e al D. Lgs. n. 24/2023, nonché alle successive modifiche e/o integrazioni degli stessi.